Kaupade täpne loendamine tundub teie jaoks mõttetu? Kui tunnete, et restorani finantsid kipuvad lekkima, õppige oma kaupa paremini kontrollima. Avastage, kuidas õige laoarvestus võib osutuda teie ettevõtte päästerõngaks!

Kaupade loendamine restorani igas ruumis ei ole just ülemäära sageli restoranijuhi lemmiktegevus. Olgu abiks tabelarvutus või paber ja pliiats – töö on igal juhul rutiinne. Sellises olukorras on lihtne teha vigu või tegevus lihtsalt pooleli jätta.

Kas inventuur on toitlustusasutuses üldse vajalik?

Kui restoran soovib kulusid kontrolli all hoida, eriti neid, mis on seotud roogade ja jookide valmistamiseks kasutatava toorainega, on vaja pidada laoarvestust ja teada kaupade väärtust. Enamasti on laovaru palgakulu kõrval restorani jaoks üks suuremaid kulukohti. Seetõttu võib isegi väikseim kõrvalekalle kehtestatud piirmääradest avaldada rahavoogudele selles vallas negatiivset mõju.

Samal ajal on vaja anda aru nii lao, köögi kui ka baari varude kohta. Võimalusi selleks on mitmeid. Kõige populaarsemad on tabelarvutuse ja käsitsi koostatud tabelite kasutamine.

Teise lahendusena saab kasutada kaasaegsete kassasüsteemide abi, mis on varustatud hetke laovarude seisu jälgiva funktsiooniga. Mõlema viisi puhul on oluline järjepidevus, mis tähendab kõigi jooksvate arvete süsteemi sisestamist ja laoseisu korrigeerimist vastavalt tegelikkusele. Oskuslikult koostatud vorm või kassasüsteem, mis põhineb analüüsiperioodil tekkinud müügitulul ja eelnevalt süsteemi sisestatud retseptidel, arvutab välja hetke laoseisu. Juhil jääb üle vaid võrrelda seda tegeliku laoseisuga ja märkida üles puudujäägid (või ülejäägid). Ja nii jõuamegi suurima probleemini: kuidas leida põhjuseid kõrvalekalletele.

Laoseisu erinevused

Tavaliselt on esimene pähe tulev mõte vargus. Muidugi on see võimalik, kuid lõpuks jääb alati süüdi töötaja ja juht peaks enne süüdistamist läbi mõtlema ka kõik muud võimalused. Ja siin on mõned neist:

  • Toitlustusasutuse omanike enda tarbimine. Aspekt, mida väga sageli üldse ei kontrollita ega mõõdeta. Omanikud naudivad oma privileege mitte ainult ise, vaid laiendavad neid ka oma sõpradele, kes toitlustusasutust külastavad. Muidugi ei ole selles midagi keelatut, kuid seda tuleks täpselt arvestada saamata jäänud tuluna või lisaväljaminekutena. Seda liiki tarbimist tuleks perioodilise kontrolli või inventuuri käigus alati arvesse võtta.
  • Kampaaniad ja allahindlused. Pidevas võitluses klientide pärast pakuvad restoranid üha uusi soodustusi ja allahindlusi. Iga hinnamuudatus ja allahindluse peaks kajastuma ka kassasüsteemis, et kasutatud kaupade arvutused oleksid automaatse valemiga alandatud hinda arvestades korrektsed. See kehtib eriti pakkumiste kohta, millega lubatakse teatud koguse roogade või jookide ostmisel midagi tasuta.
  • Retseptimuudatused. Süsteemis kajastamata retsepti- või grammkoguste muudatus võib tegelikku laoseisu moonutada. Sarnane olukord tekib siis, kui portsjoni suurus ei vasta standardile. Sageli juhtub, et köögimeeskonna vahetumisel muutub ka kasutatavate toodete hulk ja roogade suurus. Portsjonite kontrollimine ja aeg-ajalt tehtavad meeldetuletused kasutatavate retseptide osas peaksid selle olukorra lahendama.
  • Kadude ja jäätmete mittejälgimine. Jäätmete ja soovimatute jääkide kõrvaldamine köögist on keeruline. Seda kulukohta tuleks minimeerida, hoides selle taset kontrolli all. Juhul kui nimetatud kulukohta inventuuri käigus ei arvestata, mõjutab see tulemust negatiivselt ja võib viia valede järeldusteni.
  • Probleemid tarnijatega. Paraku ei täida kõik restorani koostööpartnerid oma kohustusi eeskujulikult. Tarnetepettused jätkuvad: arvele on märgitud üks väärtus, kuid tellitud kaupa tarnitakse erinevas koguses. Seetõttu tasub iga toitlustusasutusse saabuva kaubatarne ja arve kontrollimiseks kulutada paar minutit, et kirjalik arvepidamine vastaks tegelikule laovarule.

Inventuur: kui sageli?

Mida sagedamini seda korraldada, seda kindlam on, et restoran tegutseb korralikult.

Teisest küljest sunnivad inventuuri elluviimisega seotud kulutused ja aeg juhti valima inventuuri korraldamiseks parimat hetke.

Õige hetke leidmine võib sõltuda kahest näitajast: müügist ja teenitud tulu alusel tekkivast laovaru vahetumise kiirusest. Kui restorani igapäevane tulu ja laovarude käive on suur, saab inventuuri kindlasti ellu viia ka sagedamini. Kui olukord nõuab, võib inventuuri teostada olla isegi kord või kaks nädalas (näiteks esmaspäeval ja reedel, kui parim müük toimub nädalavahetusel).

Eelkõige baarides on üsna levinud tava teha inventuuri iga päev vahetuse lõpus või alguses.

Leidub ka korralikult toimivaid toitlustusasutusi, kus inventuuri tehakse kord kuus või veelgi harvemini. Sageduse määrab alati restorani olemus ja selle juhtimisstiil.

Inventuuri tegemine on oluline ja sellest ei tohiks loobuda. Samas võib see juhi jaoks paljastada mitmeid raskusi ja probleeme, mis võivad moonutada arvepidamise tulemusi. Sellest hoolimata hõlbustab korrapärane ja hoolikalt elluviidud inventuur söögikoha haldamist ning aitab kulusid kontrolli all hoida.